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Evénement professionnel

Comment bien choisir le lieu de son événement professionnel ?

03Juin

Le choix d’un lieu lors de l’organisation d’un événement professionnel est primordial. Et parfois, ça peut s’avérer être un vrai casse-tête : comment choisir l’endroit idéal pour accueillir mes participants ? Quels sont les points les plus importants sur lesquels je dois me concentrer ? Quelle disposition est la plus optimisée pour mon événement ? Voici quelques pistes intéressantes à explorer si vous vous trouvez dans cette position.

Catering local et de qualité

Quoi de mieux pour un événement réussi qu’une restauration adaptée aux besoins des personnes présentes ? Un simple petit déjeuner avec des viennoiseries artisanales et du jus d’oranges fraîchement pressées le matin même peut faire la différence par rapport aux traditionnels biscuits achetés dans l’hypermarché du coin. Travailler avec un traiteur, un boulanger, un pâtissier, une brasserie, … est l’un des meilleurs moyens de se démarquer par rapport aux concurrents proposant un catering industriel.

Catering
Des produits frais sont un gage de qualité pour un événement.

Un bon matériel

Wi-Fi gratuit, rappel d’écran pour permettre à un plus grand nombre de participants de suivre la projection dans un certain confort, utilisation d’un tableau interactif, enceinte bluetooth professionnelle, … Le matériel haut de gamme est l’un des facteurs les plus importants lors de l’organisation d’un événement professionnel car il influence fortement le ressenti des participants. Par exemple, lorsqu’il y a un grand nombre de personnes inscrites, celles qui sont assises au dernier rang doivent avoir la même expérience que celles se trouvant devant.

Disposition optimale

Selon qu’il s’agisse d’une conférence, d’une formation, d’une présentation, … la disposition de la salle doit être adaptée. Le placement des gens de manière circulaire peut donner un sentiment de proximité idéal pour une formation, là où une disposition en théâtre est plus optimisée afin d’accueillir un grand nombre de personnes pour une conférence. Chacune des solutions ayant ses avantages et ses inconvénients, il est indispensable de bien choisir la disposition dans laquelle les participants à l’événement seront dans les meilleures conditions.

Stationnement aisé

Dans le monde professionnel actuel, le temps est plus que jamais de l’argent. Sélectionner un endroit près duquel le stationnement est difficile occasionnera forcément de la frustration : des gens arriveront en retard à l’événement ou s’en iront simplement sans même s’être présentés, frustrés de ne pas avoir pu se garer à proximité. L’endroit doit être pourvu de son propre parking disposant d’assez de places pour que tous les participants puissent participer en évitant une quelconque frustration.

Parking EWP
Le parking est l’option la plus intéressante pour un stationnement efficace.

Flexibilité de l’équipe organisatrice

Dans certains endroits, l’organisation d’événements professionnels est accompagnée par une équipe experte en la matière. Cette dernière peut être un partenaire intéressant, fournissant des services sur-mesure en fonction des besoins et pouvant trouver des solutions aux imprévus qui peuvent parfois parasiter le bon déroulement de l’événement. Relocalisation dans une autre salle au besoin, accueil des participants en cas de retard de l’organisateur, remplacement de matériel défectueux, … La présence de cette équipe permet une réduction de la gêne occasionnée par ces imprévus.

Il s’agit ici d’une liste non exhaustive des problématiques qui peuvent se poser lors de l’organisation de conférences, formations, présentations… Quoi qu’il arrive, il s’agit d’une tâche fastidieuse qui prendra à son organisateur beaucoup de temps et d’énergie. Heureusement, l’équipe de l’Espace Wallonie Picarde peut s’occuper de toutes ces choses pour vous en vous proposant des solutions adaptées à votre situation et à votre budget. N’hésitez pas à nous contacter afin de vous faire une idée plus précise des services proposés lors de plus de 5.000 événements professionnels !

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